成為員⼯的教練 – 有效 CHECK-IN 1:1 會議

2022年市值排名全球第四⼤的⾕歌Google，⾃2012起⾄今，已超過10年時間進⾏⼀個研究領導效能的專案“Project Oxygen”。此研究發現Google內部⾼效領導者有10個特徵，⾼得分群領導者最顯著的⼀項⾏為表徵，就是他們如同是員⼯的內部教練，我們在體育運動中也都可觀察到，表現良好的選⼿或球隊都有⼀位教練識別運動員或球員的優勢，激勵他們釋放潛⼒以取得最佳成績，相同的，成為員⼯教練的領導者，亦可激發員⼯最⼤的潛能，在職場上發光發熱。

成為⼀位員⼯教練的領導者，無論是提供員⼯專業諮詢，或是給予指導、賦能、回饋，⾸先需定期與員⼯進⾏⼀對⼀的談話，⽽這也是初階主管提升管理效能的基本要務、建⽴領導⾵格的必經過程。尤其在疫情之後，許多⼯作者表⽰⾃⼰的⼯作/⽣活因疫情⽽產⽣了莫⼤變化，並表⽰幫助他們更好適應這些轉變的，其實是來⾃情感層⾯的⽀持，尤其是來⾃領導者的信任。因此，當領導者⽇常多數時間與團隊會議的重⼼都著重於討埨⼯作，1：1會議的焦點則可先回到關懷員⼯，但這並不代表1：1會議討論的事務與團隊或績效無關，⽽是關注⼯作的同時，領導者⾸先關注的是1：1會議的這位員⼯。此外，為此會議做好事前準備，將有助於會議的聚焦與進⾏，促使談話具⽅向性、有共識，員⼯更可感受來⾃主管的⽀持，增進彼此信任關係，且有助於⼯作進度的推展，以下提供主管進⾏1：1會議之前的五件準備事項。

1. 提前計畫

⾸先，定期舉⾏1：1會議⽇期有其必要，避免未經規劃隨性進⾏，其次，需為執⾏節奏進⾏規劃。暖場問候可設置10%時間，佔⽐不⾼、但卻是⼗分重要，接續可規劃80％時間進⾏主要的內容，最後記得留下10％時間進⾏確認彼此對結論的共識，這個段落與暖場問候相同，時間不⻑、卻是不可少的⼀環。其他相關預備還包括了解員⼯的概況（員⼯獨特優勢和發展領域），及⾃⼰的狀態（有意識的練習積極傾聽並提出開放式問題），以促進1：1會議的實質效益。

2. 明確擬定會議⽬的

其次，為1：1會議設定明確⽬的，提前與員⼯分享每次會議的主題，可讓彼此都能提前有所準備。然⽽，1：1會議的⽬的不僅是⽬標制定、進度討論、績效回饋，定期1：1會議進⾏過程可視為⼀個雙向意⾒交流的管道，讓事情進⾏的⽅式與⽬標有充分的討論，員⼯亦可向主管諮詢專業意⾒，或是提出重要的新議題，可以說1：1會議具有彈性空間，讓雙⽅可更寬廣的、⾃不同層⾯進⾏檢視與討論。

3. 創造正⾯談話氛圍

主管與員⼯雙⽅皆需為每⼀次1：1會議的有效性負責。創造正⾯談話氛圍，有助於對會談達到真實有效的Check-in，並對「信任」帳戶進⾏存款。因此，真正進⼊談話主題之前，領導者可先以問候員⼯近況為開始，避免直接進⼊⼯作項⽬的討論，近代不少組織⼼理實證研究指出，正向氛圍可增進⼈們的正向情感與思維擴展。因此，正⾯談話氛圍具有實質效益，可讓後續的討論更為周延與深⼊，問題解決⽅案也更具創意與效益。

4. 全⼼專注與投⼊

無論是領導者還是員⼯，雙⽅對1：1會議都應慎重看待，並全⼼投⼊其中。領導者⼀⽅⾯應主動提出相關問題，引導員⼯參與對話的議題中，同時也需積極聆聽員⼯對於⼯作上的各種想法與感受，了解員⼯對願景⽬標的看法，對於員⼯如何以其獨特的才能、最好的⼀⾯投⼊⼯作有更好的觀察，也從⽽可給予員⼯真誠肯定與讚賞及平衡性的建設性反饋。

5. 釋放員⼯潛能

與員⼯1：1會議最重要的意義所在就是釋放員⼯潛能。主管可以透過聆聽、提問、讚賞或肯定、建設性回饋等教練技巧，幫助員⼯在不確性與充滿機會的挑戰中，感受被賦能與⽀持，以致有更好的個⼈投⼊（Personal engagement），以及更具⾃信與⾃我效能感，在優壓⼒[1]之下充分發揮個⼈才能，擁有良好的⼯作幸福感（Well-being），個⼈職涯獲致發展，團隊效能亦⼤為提升。

每⼀次為1：1會議做好預備就是為會議成功Check-in打下基礎，另外，會議過程中可參考以下四個談話⾯向，則領導者可如教練般予以員⼯⼼理層⾯的賦能[2]，幫助員⼯於團隊⽬標基礎上賦予個⼈⼯作意義，提升在⼯作任務上的動機與⾃我效能感。最後，過程中對於員⼯的貢獻適時表⽰肯定與讚賞（Recognition)，則是對員⼯予以最棒的加值。

[1] 優壓⼒，意即不將壓⼒視為威脅或阻礙，⽽是⼀種機會與挑戰（Quick,et.,1997；Selye,1976b），因此，當受到肯定與⿎舞時， 可促進員⼯成⻑並達成⽬標。

[2] ⼼理賦能（Psychological  Empowerment），是建構在⼯作環境基礎上滿⾜員⼯⾃主性與成⻑的內在動機，正向影響“⼯作態度work attitudes”與“積極的⼯作績效形式Positive form of work performance”；並且當員⼯對他們的⼯作同時感到具有意義感、勝任感、⾃主性與影響⼒時，將產⽣最佳⼯作任務動機與最佳型態的績效表現（Seibert,Wang,& Stephen H.2011）